Kennisbank

Werken op afstand uit het buitenland, wat zijn de fiscaal aandachtspunten?

Mijn medewerker verhuisd naar het buitenland maar wil graag online voor ons blijven werken, kan dat zomaar"?

het kan vaak wel, maar niet zomaar en er zitten meerdere (belangrijke) fiscale, sociale-zekerheids- en arbeidsrechtelijke gevolgen aan verbonden waarvoor u als werkgever vaak acties moet nemen.

Hieronder wijs ik de belangrijkste aandachtspunten en concrete stappen (met links naar officiële bronnen). 

Enkele praktische voorbeelden (veelvoorkomend)

• Werkt werknemer tijdelijk (en binnen EU/EEA) en u vraagt A1 aan → vaak blijft Nederland het sociale zekerheidsland; loonheffingssituatie blijft afhankelijk van verdragsregels. svb.nl+1
  
  

• Werkt werknemer permanent buiten NL → meestal sociale zekerheid en belasting in dat land; u moet vaak registreren als werkgever in dat land en lokale premies betalen. svb.nl+1
  
  

• Werkt werknemer in buurland (BE/DE) een groot deel thuis → verhoogde kans dat lokale regels of zelfs vaste inrichting-vraagstuk speelt; recent zijn hierover ook bilaterale afspraken (voorbeeld België-NL). assets.kpmg.com+1

Aanbeveling:

Dit is een gebied met veel land- en feit- specifieke varianten. Advies: verzamel de feiten (land + startdatum + duur + functie + hoeveelheid thuiswerken) en:

1. Vraag direct een A1-check bij de SVB. svb.nl

2. Neem contact op met de Belastingdienst (internationaal/loonheffingen) of een fiscalist voor een concrete loonbelasting/registratie-analyse. Belastingdienst

3. Laat door een arbeidsrechtspecialist/nationale adviseur checken welke lokale arbeidswetten dwingend zijn en pas het contract aan. Baker Tilly

4. Laat een internationaal belastingkantoor (tax) kijken naar PE-risico. loyensloeff.com

Werkgevers met een pensioenverzekering moeten de overstap voor hun personeel voor 2028 hebben geregeld. Maar ze zijn daar nog amper mee bezig. En dat kan grote fiscale gevolgen hebben, zo kunnen mensen worden geconfronteerd met belastingaanslagen als de overstap niet tijdig in orde is.

Vanaf 2028 beschouwt de Belastingdienst het geld in zo'n verouderde pensioenregeling niet meer als pensioen, maar als een grote som inkomen waar je direct inkomstenbelasting over moet betalen.

"Als het zo doorgaat, zijn veel werkgevers te laat", zegt Van der Lecq. De regeringscommissaris roept Nederlanders met een pensioenverzekering op om hun baas tot actie te manen. Dit moet voorkomen dat een groot deel van het opgebouwde vermogen naar de fiscus gaat.

De meeste Nederlanders bouwen automatisch pensioen op via een pensioenfonds, maar bijna 20 procent van de werknemers zit bij een pensioenverzekering. Hun werkgever regelt hun pensioen door een contract af te sluiten met een pensioenverzekeraar, via een pensioenadviseur. 

Dat levert zo'n 57.000 contracten op tussen werkgevers en verzekeraars. Tot nu toe is naar schatting een op de vijf van die pensioencontracten overgezet. De helft van de overgebleven contracten wordt pas op de uiterlijke datum van 1 januari 2028 overgezet, verwachten de verzekeraars. Als de overstap niet op tijd is geregeld, raakt dat niet de verzekeraars. Hun nieuwe polissen zullen voldoen aan de nieuwe wettelijke eisen. Niet overgeplaatste verzekeringen worden afgesloten. Het geld blijft wel gewoon staan en de werknemer behoudt ook gewoon recht op dit bedrag.

Naheffing
Maar daarmee zijn de problemen voor werknemers niet verdwenen. "Zij verliezen een groot deel van hun pensioengeld en bouwen geen pensioen meer op," zegt Fieke van der Lecq, hoogleraar pensioenmarkten en regeringscommissaris Transitie Pensioenen. Dat zit zo: over pensioengeld betaal je pas inkomstenbelasting over het deel dat je maandelijks krijgt als je eenmaal met pensioen bent. Het belastingtarief ligt dan meestal een stuk lager dan tijdens het werkzame leven.

Maar vanaf 2028 beschouwt de Belastingdienst dat geld in zo'n verouderde pensioenregeling niet meer als pensioen, maar als een grote som inkomen waar je direct inkomstenbelasting over moet betalen, plus rente, omdat er jarenlang geen belasting over is betaald, waarschuwt de Belastingdienst.

Bron: NOS

Ai kan de salarisadministratie op veel gebieden slimmer, sneller en nauwkeuriger maken.

Een aantal praktische toepassingen;

1. Automatisering van terugkerende taken verwerken van mutaties:

AI kan automatisch gegevens uit formulieren, e-mails of uploads halen (bijv. loonheffingsformulieren, contractwijzigingen) en klaarzetten in het salarissysteem.

2. Controleren van uren & toeslagen:

AI kan afwijkingen detecteren in urenregistraties, overuren en ploegentoeslagen – en direct signaleren als iets niet klopt.

3. Automatische documentgeneratie:

Denk aan loonstroken-uitleg in begrijpelijke taal, contractaanpassingen of brieven bij salariswijzigingen.

4. Foutdetectie en kwaliteitscontrole

Anomaliedetectie. AI kan fouten herkennen die voor mensen lastig te zien zijn, zoals dubbele verloning, ongebruikelijke declaraties, afwijkende looncomponenten, verkeerd gebruikte cao-regels.

Een echte salarisadministrateur zal ten aller tijde onmisbaar zijn.